非定額備用金是指單位對非經(jīng)常使用備用金的內(nèi)部各部門或工作人員，根據(jù)每次業(yè)務(wù)所需備用金的數(shù)額填制借款憑證，向出納員預(yù)借現(xiàn)金，使用后憑發(fā)票等原始憑證一次性到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷，多退少補(bǔ)，一次結(jié)清，下次再用時重新辦理領(lǐng)借手續(xù)。
報(bào)銷時財(cái)務(wù)部門編制轉(zhuǎn)賬憑證，其借方科目與定額備用金報(bào)銷時相同，其貸方科目則為“其他應(yīng)收款”科目。對于實(shí)際支出額小于預(yù)借金額的應(yīng)編制現(xiàn)金收款憑證，收回多借的現(xiàn)金;對于實(shí)際支出大于預(yù)借金額的，編制現(xiàn)金付款憑證，補(bǔ)給經(jīng)辦人員墊付的款項(xiàng)。
例：大新公司對行政科采用非定額備用金制度，行政科為購買辦公用品預(yù)借備用金1600元，預(yù)借時，財(cái)務(wù)部門根據(jù)借款憑證編制現(xiàn)金付款憑證，其會計(jì)分錄為：
借：其他應(yīng)收款——備用金(行政科) 1600
貸：庫存現(xiàn)金 1600
行政科購買辦公用品1520元后憑發(fā)票和驗(yàn)收入庫單到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷，交回多余現(xiàn)金80元，財(cái)務(wù)部門編制轉(zhuǎn)賬憑證一張，其會計(jì)分錄為：
借：管理費(fèi)用 1520
庫存現(xiàn)金 80
貸：其他應(yīng)收款——備用金(行政科) 1600
出納員收回多借的未用現(xiàn)金80元。
如果行政科實(shí)際購買辦公用品1780元，自己墊付了180元，則在報(bào)銷時除按規(guī)定編制轉(zhuǎn)賬憑證一張，其會計(jì)分錄為：
借：管理費(fèi)用 1780
貸：其他應(yīng)收款——備用金(行政科) 1600
庫存現(xiàn)金 180
出納員付給行政科現(xiàn)金180元，退還行政科經(jīng)辦人員其墊付的現(xiàn)金180元。
備用金報(bào)銷的處理依企業(yè)備用金管理制度的不同而有所區(qū)別。備用金管理制度可以分為定額備用金制度和非定額備用金制度兩種。
所謂定額備用金是指單位對經(jīng)常使用備用金的內(nèi)部各部門或工作人員根據(jù)其零星開支、零星采購等的實(shí)際需要而核定一個現(xiàn)金數(shù)額，并保證其經(jīng)常保持核定的數(shù)額。實(shí)行定額備用金制度，使用定額備用金的部門或工作人員應(yīng)按核定的定額填寫借款憑證，一次性領(lǐng)出全部定額現(xiàn)金，用后憑發(fā)票等有關(guān)憑證報(bào)銷，出納員將報(bào)銷金額補(bǔ)充原定額，從而保證該部門或工作人員經(jīng)常保持核定的現(xiàn)金定額。只有等到撤銷定額備用金或調(diào)換經(jīng)辦人時才全部交回備用金。
實(shí)行定額備用金的單位，其內(nèi)部各部門或有關(guān)工作人員使用備用金購買貨物或用于零星開支后，應(yīng)將所購買的貨物交由倉庫保管員驗(yàn)收入庫，憑驗(yàn)收入庫單連同發(fā)票到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷，用于其他開支的憑發(fā)票或其他原始憑證到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷。有關(guān)部門或工作人員報(bào)銷時，會計(jì)人員應(yīng)編制現(xiàn)金付款憑證。出納員依據(jù)付款憑證將報(bào)銷的金額用現(xiàn)金補(bǔ)給報(bào)銷的部門或工作人員。這樣報(bào)銷后有關(guān)部門或工作人員于中的現(xiàn)金又達(dá)到了核定的限額。
例：大新公司維修科使用定額備用金制度，金額為1200元。5月14日用現(xiàn)金購買零配件800元，其備用金只剩下400元，次日到財(cái)務(wù)科報(bào)銷，會計(jì)編制付款憑證,出納員補(bǔ)給現(xiàn)金800元，這樣維修科的備用金又達(dá)到了 1200元。會計(jì)分錄是:
借：管理費(fèi)用 800
貸：庫存現(xiàn)金 800
如果5月14日維修科購買零配件實(shí)際支付了1400元，由經(jīng)辦人員墊付現(xiàn)金200元，則5月15日報(bào)銷時,出納員應(yīng)付給的現(xiàn)金就是1400元，維修科備用金在支付給經(jīng)辦人員墊付款200元后又恢復(fù)到1200元。
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